Типы документов
Реклама
Партнеры
Постановление Администрации Бикинского муниципального района от 27.05.2015 N 102 "Об утверждении положения о работе администрации Бикинского муниципального района и подведомственных учреждений в системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края"
АДМИНИСТРАЦИЯ БИКИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 27 мая 2015 г. № 102
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О РАБОТЕ АДМИНИСТРАЦИИ БИКИНСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА И ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ В
СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРАВИТЕЛЬСТВА
ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
Во исполнение постановлений Правительства Хабаровского края от 17.02.2015 № 23-пр "О государственной информационной системе "Система электронного документооборота Правительства Хабаровского края", от 22.04.2015 № 83-пр "Об утверждении Положения о системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края", а также в целях определения общих принципов работы в государственной информационной системе "Система электронного документооборота Правительства Хабаровского края" администрация Бикинского муниципального района постановляет:
1. Утвердить прилагаемое положение о работе администрации Бикинского муниципального района и подведомственных учреждений в системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края (далее - Положение).
2. Подведомственным учреждениям администрации Бикинского муниципального района, приступившим к эксплуатации системы электронного документооборота (далее - СЭД), привести свои нормативные акты, регулирующие вопросы работы с электронными документами в СЭД, в соответствие с настоящим Положением.
3. Управлению делами администрации Бикинского муниципального района (Калугина Н.Б.), сектору информационного и технического обслуживания управления делами администрации Бикинского муниципального района (Абашев А.А.) осуществлять контроль за организацией работы в органах местного самоуправления Бикинского муниципального района (далее - ОМСУ района) и подведомственных учреждениях администрации Бикинского муниципального района (далее - подведомственные учреждения) в соответствии с настоящим Положением, а также временным порядком работы с электронными документами, утвержденным распоряжением администрации Бикинского муниципального района от 09.06.2014 № 565-р "О работе с электронными документами в администрации Бикинского муниципального района".
4. Рекомендовать главе городского поселения "Город Бикин" Березовскому В.А., главам сельских поселений Бикинского муниципального района Безручко С.В., Борисовой Е.В., Дехановой Л.В., Капраль М.Н., Караганской Н.И., Королеву С.А., Редькиной О.Н., Шаровой О.В. привести свои нормативные правовые акты, регулирующие вопросы работы с электронными документами в СЭД, в соответствие с настоящим Положением.
5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации Бикинского муниципального района.
6. Постановление вступает в силу со дня его подписания.
Глава муниципального района
А.М.Швиткий
УТВЕРЖДЕНО
Постановлением
администрации Бикинского
муниципального района
от 27 мая 2015 г. № 102
ПОЛОЖЕНИЕ
О РАБОТЕ АДМИНИСТРАЦИИ БИКИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
И ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
1. Общие положения
1.1. Положение о работе администрации Бикинского муниципального района и подведомственных учреждений в системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края определяет порядок использования системы электронного документооборота Правительства Хабаровского края, а также правила работы с документами в СЭД.
1.2. В настоящем Положении используются следующие понятия:
- участник системы электронного документооборота - органы исполнительной власти Хабаровского края, аппарат Губернатора и Правительства края, органы местного самоуправления, иные организации, подключенные к СЭД в установленном порядке;
- пользователи - сотрудники участников СЭД;
- защищенный журнал системных событий - специальный объект системы, в котором содержится информация о всех значимых событиях, происходящих в СЭД, в том числе о всех значимых действиях пользователей в СЭД. Журнал ведется системой в автоматическом режиме и защищен специальными техническими средствами от изменений третьими лицами, в том числе администраторами системы, сервера или базы данных.
1.3. Основными принципами использования СЭД являются:
1) минимизация финансовых и временных издержек при осуществлении информационного взаимодействия между пользователями, участниками СЭД;
2) однократный ввод и многократное использование информации;
3) обеспечение целостности и доступности передаваемой информации;
4) обеспечение открытости для интеграции с другими информационными системами и возможности удаленного доступа по защищенным каналам связи, в том числе посредством информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - Сеть "Интернет");
5) обеспечение мер защиты информации;
6) применение участниками СЭД единых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств;
7) правомерное использование программного обеспечения и сертифицированных программно-технических средств участниками СЭД.
1.4. Правила, установленные настоящим Положением, являются обязательными для всех участников СЭД.
1.5. Участникам СЭД при взаимодействии с другими участниками СЭД запрещается создавать на бумажном носителе документы, для которых определена обязательность их создания в электронном виде, за исключением следующих случаев:
- создание документов, предусмотренных в перечне документов постоянного и долговременного хранения, формируемых на бумажных носителях, утвержденном в приложении № 3 к распоряжению администрации Бикинского муниципального района от 09.06.2014 № 565-р "О работе с электронными документами в администрации Бикинского муниципального района";
- возникновения обстоятельств непреодолимой силы, ведущих к невозможности использования системы пользователем, участником СЭД.
1.6. Перечень документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов, утверждается нормативным актом администрации Бикинского муниципального района и подлежит обязательному согласованию в муниципальном архиве администрации Бикинского муниципального района.
2. Система электронного документооборота Правительства
Хабаровского края
2.1. СЭД является государственной информационной системой Правительства Хабаровского края, предназначенной для обеспечения обмена юридически значимыми электронными документами между пользователями, участниками СЭД.
2.2. Собственником СЭД является Правительство края. Собственник СЭД определяет единую политику и основные принципы использования СЭД в соответствии с федеральным и краевым законодательством.
2.3. Оператором СЭД является министерство информационных технологий и связи Хабаровского края (далее - оператор СЭД).
2.4. Обязанности оператора СЭД определены постановлением Правительства Хабаровского края от 17 февраля 2015 г. № 23-пр "О государственной информационной системе "Система электронного документооборота Правительства Хабаровского края".
2.5. Администрация Бикинского муниципального района, а также ОМСУ района и подведомственные учреждения являются участниками СЭД.
2.6. Участник СЭД обязан:
1) соблюдать настоящее Положение;
2) определить лицо, ответственное за работу участника СЭД в системе, предоставив указанную информацию оператору СЭД (далее - ответственное лицо участника СЭД);
3) представлять по запросу оператору СЭД сведения, необходимые для информационного сопровождения СЭД;
4) обеспечивать актуальность и достоверность информации, передаваемой по СЭД;
5) принимать к исполнению электронные документы, поступающие по СЭД;
6) обеспечить функционирование канала связи в случае использования для подключения к СЭД сетей общего доступа, в том числе Сети "Интернет";
7) выполнять требования по защите информации ограниченного доступа, предъявляемые оператором СЭД при подключении к системе.
3. Порядок подключения к СЭД
3.1. К СЭД в обязательном порядке подключаются ОМСУ района и структурные подразделения администрации Бикинского муниципального района (в том числе являющиеся самостоятельными) (далее - обязательные участники СЭД).
3.2. При образовании нового или реорганизации существующего ОМСУ района, структурного подразделения администрации Бикинского муниципального района руководитель соответствующего органа или структурного подразделения администрации Бикинского муниципального района обязан сформировать запрос в управление делами администрации Бикинского муниципального района (далее - управление делами), сотрудники которого в свою очередь должны направить заявку оператору СЭД по вопросу подключения к системе по форме, утвержденной оператором СЭД.
3.3. Подключение к системе Обязательных участников СЭД производится оператором СЭД посредством сетевой инфраструктуры Правительства Хабаровского края или сетей общего доступа, включая Сеть "Интернет", с использованием средств защиты канала связи.
3.4. Помимо Обязательных участников СЭД к системе могут быть подключены иные организации и Подведомственные учреждения администрации Бикинского муниципального района, процесс обмена информацией с которыми упростится ввиду их подключения к системе (далее - иные участники СЭД).
3.5. Подключение иных участников СЭД производится оператором СЭД на основании запроса от администрации Бикинского муниципального района на подключение участника по установленной форме.
3.6. Иные участники СЭД, так же как и все остальные участники, обязаны руководствоваться настоящим Положением, а также нормативными правовыми актами Правительства Хабаровского края, регламентирующими процедуры работы пользователей с электронными документами в системе. Выполнение иными участниками СЭД установленных настоящим Положением правил контролируется администрацией Бикинского муниципального района и оператором СЭД, которые в свою очередь могут уведомить иного участника СЭД о невыполнении тех или иных требований в форме информационного письма и определить сроки на устранение нарушений.
В случае невыполнения иным участником СЭД требований, указанных в информационном письме администрация Бикинского муниципального района или оператор СЭД могут осуществить блокирование пользователей данного участника СЭД, что затруднит дальнейшие процедуры обмена информацией в электронном виде по защищенным канал связи.
3.7. В целях доступа в СЭД напрямую через защищенный канал связи с единой информационно-телекоммуникационной сетью Правительства Хабаровского края для создания (удаления, изменения) учетной записи пользователя в СЭД в адрес оператора СЭД от администрации Бикинского муниципального района должна поступить заявка по форме, утвержденной оператором СЭД. Заявка направляется посредством системы.
Для каждого пользователя формируется отдельная заявка.
3.8. Процедура доступа в СЭД через служебный портал органов исполнительной власти края, опубликованный в Сети "Интернет" (далее - служебный интернет-портал), осуществляется согласно пункту 3.7 настоящего Положения и состоит из двух этапов:
- создание (изменение, удаление) учетной записи пользователя на служебном интернет-портале;
- создание (изменение, удаление) учетной записи пользователя в СЭД.
3.8.1. Создание (изменение, удаление) учетной записи пользователя на служебном интернет-портале для пользователей администрации Бикинского муниципального района осуществляется в следующем порядке:
3.8.1.1. Создание учетных записей пользователей, изменение данных в них и их удаление осуществляется на основании письменной или электронной заявки в адрес управления делами.
3.8.1.2. Управление делами формирует заявку на оператора СЭД по форме, утвержденной оператором СЭД. Заявки оператору СЭД направляются посредством СЭД вместе с сопроводительным письмом, подписанным главой Бикинского муниципального района или лицом, его замещающим.
3.8.1.3. Для каждого пользователя формируется отдельная заявка.
3.8.1.4. Для создания новой учетной записи пользователя в заявке отмечается поле "первичное подключение".
3.8.1.5. Для изменения данных учетной записи пользователя в заявке отмечается поле "повторное подключение". В сопроводительном письме должна быть указана причина изменений (например, смена фамилии сотрудника).
3.8.1.6. Для изменения полномочий доступа пользователя в СЭД в заявке отмечается поле "повторное подключение". В сопроводительном письме должна быть указана причина изменений (например, смена фамилии сотрудника).
3.8.1.7. Удаление учетной записи пользователя осуществляется на основании письменной заявки в адрес оператора СЭД с указанием в сопроводительном письме причины удаления.
3.8.1.8. При утрате пароля к учетной записи пользователя служебного интернет-портала или СЭД восстановление пароля учетной записи пользователя осуществляется на основании письменной заявки в Управление делами с указанием в сопроводительном письме причины утраты пароля. Процедура разблокирования учетной записи при неоднократной неверной авторизации в системе осуществляется сотрудниками сектора информационного и технического обслуживания управления делами на основании устного личного обращения пользователя.
3.8.1.9. Сформированная на основании заявки парольная карточка выдается специалистами сектора информационного и технического обслуживания управления делами пользователю лично под подпись.
3.8.2. Создание (изменение, удаление) учетной записи пользователя на служебном интернет-портале, а также в СЭД осуществляется специалистами сектора информационного и технического обслуживания управления делами, наделенными полномочиями администратора.
3.8.2.1. Администратор:
- получает доступ к консоли управления служебного интернет-портала с правами генерации и изменения пользовательских паролей, а также разблокировки учетных записей пользователей;
- направляет оператору СЭД заявки на создание (изменение, удаление) учетных записей пользователей для сотрудников администрации Бикинского муниципального района, Подведомственных учреждений и ОМСУ района;
- получает у оператора СЭД сформированные на основании заявки парольные карточки (парольную карточку администратор может получить при личном визите в министерстве информационных технологий и связи края на основании служебного удостоверения либо по защищенным каналам связи, сертифицированным Федеральной службой безопасности Российской Федерации VPN-сети Правительства края (далее - сеть VipNet);
- обеспечивает передачу полученных парольных карточек сотрудникам администрации Бикинского муниципального района, подведомственных учреждений;
- взаимодействует с сотрудниками подведомственных учреждений по вопросам генерации и изменения пользовательских паролей, а также разблокировки учетных записей пользователей.
3.8.2.2. Создание учетных записей администратора служебного интернет-портала, изменение данных в них и их удаление осуществляются на основании письменной заявки в адрес оператора СЭД с информацией об администраторе служебного интернет-портала (фамилия, имя, отчество (при наличии), должность, контактный телефон, адрес электронной почты). При изменении учетных данных в учетной записи администратора служебного интернет-портала должна быть указана причина изменений.
3.8.2.3. Для каждого пользователя, обладающего правами администратора служебного интернет-портала (далее - администратор портала), формируется отдельная заявка.
3.8.2.4. Создание учетных записей администраторов портала, изменение данных в них и их удаление осуществляются на основании письменной заявки в адрес оператора СЭД. Заявки направляются посредством СЭД вместе с сопроводительным письмом, подписанным главой Бикинского муниципального района, либо лицом, его замещающим.
3.8.2.5. Для создания учетной записи администратора портала в заявке отмечается поле "первичное подключение".
3.8.2.6. Для изменения данных учетной записи администратора портала в заявке отмечается поле "повторное подключение". В сопроводительном письме должна быть указана причина изменений (например, смена фамилии сотрудника).
3.8.2.7. Для изменения полномочий доступа в заявке отмечается поле "повторное подключение". В сопроводительном письме должна быть указана причина изменений (например, смена фамилии сотрудника).
3.8.2.8. Удаление учетной записи пользователя осуществляется на основании письменной заявки в адрес оператора СЭД с указанием в сопроводительном письме причины удаления.
3.8.2.9. При утрате пароля к учетной записи администратора портала процедура восстановления учетной записи пользователя аналогична процедуре изменения данных в учетной записи пользователя, указанной в пункте 3.8.2.7 настоящего Положения, с указанием в сопроводительном письме причины утраты пароля.
3.8.3. Создание (изменение, удаление) учетной записи пользователя на Служебном интернет-портале для пользователей иных участников СЭД осуществляется в соответствии с пунктом 3.8.1 настоящего Положения.
3.9. Сведения об учетной записи администраторов портала администрация Бикинского муниципального района получает через сертифицированную Федеральной службой безопасности Российской Федерации VPN-сеть Правительства края (сеть VipNet).
3.10. В целях поддержания информации о пользователях СЭД в актуальном состоянии администрация Бикинского муниципального района обязана представлять оператору СЭД в недельный срок со дня произошедших изменений актуализированную информацию по форме и в объемах, указанных в настоящем разделе.
3.11. Изменения данных о пользователях ОМСУ района и подведомственных учреждениях направляются в письменной форме в управление делами для их последующей передачи оператору СЭД.
3.12. На период длительной болезни пользователя СЭД специалисты сектора информационного и технического обслуживания Управления делами должны произвести блокирование учетных записей данного пользователя с целью предотвращения несанкционированных действий других сотрудников участника СЭД под учетной записью отсутствующего пользователя.
3.13. При увольнении пользователь СЭД обязан сдать парольную карточку в сектор информационного и технического обслуживания управления делами для осуществления операции блокирования данного пользователя в системе и незамедлительно прекратить работу в данной системе.
4. Порядок использования простой электронной подписи в СЭД
4.1. Ключом простой электронной подписи (далее - ЭП) пользователя СЭД является выданная ему пара логин/пароль для входа в систему.
Порядок выдачи ключа простой ЭП определен в разделе 3 настоящего Положения.
4.2. Запрещается разглашение или передача третьим лицам ключа простой ЭП, а также открытое хранение ключа простой ЭП, при котором становится возможен доступ третьих лиц к ключу простой ЭП.
4.3. Ответственность за неправомерное использование простой ЭП, причиной которого стало разглашение или передача третьим лицам ключа простой ЭП, а также открытое хранение ключа простой ЭП, несет владелец ключа простой ЭП.
4.4. Пользователи СЭД при обнаружении фактов компрометации паролей должны незамедлительно оповестить сектор информационного и технического обслуживания управления делами для осуществления процедуры изменения пароля доступа.
4.5. Информация в электронной форме, подписанная в СЭД простой ЭП в порядке, установленном настоящим Положением, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, согласно части 2 статьи 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон об электронной подписи).
4.6. Лицо, подписавшее информацию при помощи простой ЭП, определяется посредством защищенного журнала системных событий. Для удобства работы пользователей сведения о лице, подписавшем информацию при помощи простой ЭП, могут быть отображены в качестве одного из реквизитов электронного документа или другим доступным способом.
4.7. При необходимости передачи информации, подписанной простой ЭП, в другую информационную систему, например, в информационную систему электронного архива, информация о лице, подписавшем документ простой ЭП, дате и времени подписания и другая информация о подписи (при наличии) должна быть выгружена в составе метаданных документа и подписана усиленной квалифицированной ЭП СЭД (технологической ЭП). Такая информация признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, при наличии соглашения между операторами соответствующих информационных систем.
4.8. Простой ЭП может быть подписан любой документ или информация, обрабатываемая в СЭД, если для данного документа не предусмотрен обязательный порядок его подписания средствами усиленной квалифицированной ЭП.
4.9. Документ участника СЭД, созданный в электронном виде и предназначенный для отправки на бумажном носителе не участникам СЭД с собственноручной подписью должностного лица, может быть подписан в СЭД простой ЭП данного должностного лица или простой ЭП исполнителя документа, заверяющей факт подписания этого документа на бумажном носителе (отметка о подписании документа).
5. Порядок использования усиленной квалифицированной
ЭП в СЭД
5.1. Требования к средствам создания и проверки усиленной квалифицированной ЭП, а также к порядку их использования установлены Федеральным законом "Об электронной подписи".
5.2. Документ участника СЭД, подготовленный в электронном виде и предназначенный для отправки организации, не являющейся участником СЭД, по электронным каналам связи (в том числе по системе межведомственного электронного документооборота) должен быть подписан усиленной квалифицированной ЭП.
5.3. Порядок изготовления, выдачи, изъятия (отзыва) и уничтожения ключей усиленной квалифицированной ЭП определяется удостоверяющим центром, выдавшим ключ квалифицированной ЭП.
6. Юридическая значимость документов и процессов в СЭД
6.1. Под юридической значимостью документа в СЭД понимается присущее ему свойство, позволяющее выносить заключение о подлинности документа, на основании которого он может применяться в правоотношениях, вызывать правовые последствия, использоваться при совершении юридически значимых действий или являться результатом таких действий.
6.2. Документ не может быть признан юридически не значимым только на основании того, что он создан в электронном виде.
6.3. Техническими средствами обеспечения юридической значимости документов в СЭД являются защищенный журнал системных событий и усиленная квалифицированная ЭП.
6.4. Юридическая значимость процессов в СЭД обеспечивается юридической значимостью документов в СЭД, порождаемых этими процессами или сопровождающих эти процессы.
7. Заверенные бумажные копии электронных документов
7.1. В случае необходимости может быть изготовлена заверенная бумажная копия электронного документа участника СЭД либо бумажная копия выписки электронного документа участника СЭД (далее - копии документов).
7.2. Изготовление и последующее заверение копий документов осуществляется управлением делами.
7.3. Изготовление копий документов осуществляется путем вывода на бумажный носитель файла (файлов) электронного документа, приложений к нему (при наличии), метаданных (карточки) документа с последующим их заверением согласно порядку, предусмотренному инструкциями по делопроизводству и иными правовыми актами участников СЭД для аналогичных документов на бумажных носителях.
7.4. При наличии усиленной квалифицированной ЭП на электронном документе на первом листе копии документа проставляется штамп "Подписано ЭП" с указанием должности, фамилии и инициалов владельца усиленной квалифицированной ЭП.
8. Регистрация документов в СЭД
8.1. Регистрация документов в СЭД осуществляется ответственным лицом в соответствии с настоящим Положением, инструкциями по делопроизводству и иными правовыми актами участников СЭД.
8.2. В начале каждого календарного года ответственное лицо участника СЭД, обладающее полномочиями ведения архивного дела, создает в СЭД номенклатурные дела согласно утвержденной номенклатуре дел участника СЭД и на основании используемых номенклатурных дел производит регистрацию документов и списание их в архив в течение текущего года.
8.3. Регистрация в СЭД является однократной.
8.4. При необходимости участник СЭД может вести собственную внутреннюю регистрацию документов в электронном журнале учета документов.
Внутренние регистрационные номера могут использоваться только при внутреннем взаимодействии пользователей участника СЭД. При взаимодействии с другими участниками СЭД ссылка на документ допускается только путем указания регистрационного номера СЭД, за исключением организационно-распорядительных документов и правовых актов, при ссылке на которые может использоваться регистрационный номер участника СЭД, выпустившего данный документ (внутренний регистрационный номер участника), содержащийся в метаданных документа.
8.5. Регистрационный номер СЭД присваивается последовательно каждому регистрируемому документу, начиная с единицы для каждого типа документа с начала каждого календарного года.
9. Порядок хранения и уничтожения электронных документов
в СЭД
9.1. Участники СЭД являются владельцами своих электронных документов. Определение срока хранения электронного документа осуществляется участником СЭД - владельцем электронных документов в лице пользователя, проставившего отметку о включении электронного документа в дело.
9.2. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных законодательством для аналогичных документов на бумажных носителях, в установленном порядке.
9.3. Уничтожение электронных документов производится участником СЭД - владельцем электронных документов после проведения экспертизы ценности документов и составления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
9.4. При необходимости оператором СЭД может быть заблокирована возможность уничтожения отдельных документов или электронных дел любого участника СЭД. Уничтожение таких документов и дел возможно только после снятия блокировки оператором СЭД.
------------------------------------------------------------------
По датам
Введите даты для поиска:
Информация
Ключевые слова